Como em todos os projetos, planejamento e visão amplos são requisitos para o sucesso, mas, quando você gerencia projetos de TI especificamente, também é necessário um delicado equilíbrio na hora de implantar os aperfeiçoamentos tecnológicos, ao mesmo tempo em que as operações do dia a dia não devem ser afetadas. De fato, é nesse último aspecto que muitos projetos acabam tendo problemas, pois os negócios do dia a dia, apesar de parecerem rotina, podem guardar muitas surpresas.Esteja você instalando aplicações novas, software ou hardware, atualizando o site da companhia, intranet ou rede de telecomunicações, a implantação do seu projeto de considerar não apenas o tempo e a mão de obra necessária para a tarefa, mas, também, problemas inesperados, como alguém da equipe ficando doente, brechas de segurança e até mudanças repentinas nas necessidades da empresa. É aí que o "gerenciamento" em si entra.
Projetos bem-gerenciados devem se operações temporárias com início e término bem-definidos - e com um objetivo bacana no meio, para trazer uma inquestionável adição de valor para sua companhia ou clientes. E, se você gerenciar tudo direitinho, não haverá razão para que um projeto de TI não seja um modelo de organização. Observando algumas causas comuns para atrasos de projetos, é fácil evitá-los. Por isso, oferecemos aqui algumas dicas valiosas.
Planeje de acordo com o mundo real
Talvez o pior jeito de começar um projeto seja se basear em prazos excessivamente otimistas e/ou uma equipe muito pequena. Identifique primeiro os menores detalhes do seu projeto de TI e faça uma programação para colocar as pessoas certas nas tarefas certas dentro de prazos realistas. O resultado final do projeto não deve ser um enigma. Você deve conseguir visualizá-lo claramente, a partir do primeiro dia.
Mantenha-se no que foi planejado
Outra situação comum que pode acontecer é alguém inventar tarefas correlatas extras, pelo caminho. Mostrar ambição é bom, mas permitir esse tipo de "fuga do foco" irá, na melhor das hipóteses, causar problemas - e, na pior, colocar você numa situação em que o projeto cresce além do esperado e estoura o seu orçamento - e a sua reputação.
Sejamos claros
Em um projeto grande, no meio das pressões de manter o orçamento e o prazo, a clareza é, frequentemente, a primeira vítima. Não deixe isso acontecer nas suas linhas de comunicação. Mal-entendidos custam tempo, então, vale a pela dividir claramente as tarefas e funções desde o início, para evitar trabalho duplicado. Esteja preparado para repetir e atualizar as coisas conforme o necessário, durante a duração do projeto.
Negócio arriscado
Mudanças tecnológicas podem ser arriscadas - um fato que deve ser aceito, não ignorado. Olhe para como nós tratamos dados. O data que não é guardado em backups se perde, e projetos de TI são afetados praticamente da mesma forma. Ter um "plano B" para o projeto é uma obrigação, para se proteger contra quaisquer erros humanos e tecnológicos que possam afetar negativamente seus prazos. Certifique-se de você tenha um rascunho claro do plano e, se houver erros, anote-os, também - isso irá ajudar você a evitá-los no futuro e, assim, talvez permitam um melhor gerenciamento do tempo.
Exemplo: Empresa aérea global acelera a entrega de projetos em até 40%, graças À HP
A Thai Airways International (THAI) estava lidando com 160 projetos de TI de uma vez, antes de que a situação se tornasse quase incontrolável. Eles foram apresentados ao software de Gerenciamento de Programas HP Project and Portfolio Management Center, uma ferramenta que oferece uma visibilidade automatizada, centralizada por todos os projetos, permitindo que os gerentes de TI vejam o portfólio em um só lugar. Essa indispensável 'visão total' foi, dessa forma, incluída automaticamente.
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